Jak zwiększyć swoją efektywność, czyli recenzja książki Zen To Done

Jak do tej pory nie recenzowałam na swoim blogu żadnych publikacji, ale myślę, że powinnam od czasu do czasu podzielić się z Wami wartościowymi pozycjami. Możecie się tu spodziewać książek z zakresu biznesu, sukcesu, produktywności, zarządzania czasem i różnymi projektami. Nowy rok to chyba dobry moment żeby zmobilizować się do nadrobienia książkowych zaległości. Zapraszam więc do zapoznania się z jedną moich propozycji, przed Wami recenzja Zen To Done autorstwa Leo Babauty.

Jakiś rok temu czytałam popularną książkę Davida Allena Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. Przed zakupem znalazłam sporo pozytywnych opinii, więc postanowiłam się skusić. Choć cały system przedstawiony przez autora jest logiczny, to jak dla mnie zbyt mało intuicyjny i nieco oderwany od polskiej rzeczywistości. Poza tym ma być pomocny głównie ludziom pracującym w korporacjach, którzy na co dzień zarządzają zespołem. To trochę trochę utrudniało mi odniesienie przedstawionych tam metod do swojego życia. Chciałam czegoś, co bez problemu można zastosować przy realizacji codziennych zadań (nawet tych związanych z obowiązkami domowymi), a w dodatku jest proste i nie wymaga tworzenia skomplikowanych systemów.

Kilka dni temu znalazłam coś, co spełniło moje oczekiwania! Mowa o książce Leo Babauty Zen To Done. Proste sposoby na zwiększenie efektywności. Propozycja Leo to w dużej mierze uproszczona metoda GTD, która nie do końca spełniła jego oczekiwania. Sam tytuł także brzmi podobnie. Autor skupił się na opisaniu 10 nawyków wzmagających efektywność. Jak sam przyznaje wyrobienie ich pozwoliło mu zmienić się z nieuporządkowanej i zestresowanej osoby w swego rodzaju mistrza produktywności.

Warto wiedzieć, że Leo Babauta prowadzi jednego z najpopularniejszych blogów na temat rozwoju osobistego i produktywności – Zen Habits. Opisuje tam jak za pomocą stosowanych technik udało mu się zrewolucjonizować swoje życie. Obecnie w pełni wykorzystuje swój czas i realizuje się w różnych dziedzinach. Biega maratony, jest weganinem, uporał się z długami, podwoił swoje zarobki i wprowadził inne bardzo istotne zmiany. Jak podkreśla kluczowa okazała się odpowiednia motywacja i koncentracja na celach. Do zastosowania opisanej w książce metody wystarczy jedynie notatnik i długopis, nie potrzebujemy żadnych skomplikowanych narzędzi.

Jak zwiększyć swoją efektywność?

Jak wspominałam autor namawia do przyjęcia 10 dość prostych nawyków wspomagających naszą pracę. Każdemu z nich poświęca osobny rozdział i przedstawia kroki, które pomogą czytelnikowi w drożeniu ich w życie. Przedstawione przez niego punkty zbliżone są do tych prezentowanych w Getting Things Done, ale mam wrażenie, że dużo prościej je przyswoić. Lista 10 nawyków, które według autora powinna wprowadzić każda osoba chcąca zwiększyć swoją efektywność przedstawia się następująco:

Nawyk nr. 1: Kolekcjonowanie

Nawyk nr. 2: Przetwarzanie

Nawyk nr. 3: Planowanie

Nawyk nr. 4: Działanie

Nawyk nr. 5: Prosty, zaufany system

Nawyk nr. 6: Organizuj

Nawyk nr. 7: Przeglądaj

Nawyk nr. 8: Upraszczaj

Nawyk nr. 9: Rytuały

Nawyk nr. 10: Odkryj swoją pasję

Jak widać powyższe punkty nie są skomplikowane. Cały system przedstawiony przez autora jest prosty. Opiera się na spisaniu w jednym miejscu wszystkich pomysłów, zadań i projektów, które przyjdą nam do głowy. Kolejny krok polega na przetworzeniu zebranych informacji. Każdą ze spraw powinnyśmy rozpatrzeć wybierając, którąś z czterech opcji: załatwienie jej od razu, pozbycie się jej, oddelegowanie lub wpisanie na listę zadań na konkretny dzień.

Żeby nasze dni były w pełni produktywne warto określić od 1 do 3 Najważniejszych Zadań na każdy z nich, tak aby w ciągu tygodnia uporać się z co najmniej trzema Dużymi Kamykami, czyli sprawami o szczególnym priorytecie. Ważne żeby na każdej rzeczy do zrobienia skupić się maksymalnie, wykonać ją do samego końca i dopiero przejść do następnej. Realizację poszczególnych zadań ułatwi nam sporządzanie prostych list, które Babauta uważa za kluczowy sposób na zarządzanie swoimi sprawami z różnych dziedzin życia. Chodzi o ogólne listy, gdzie będą spisane wszystkie nieprzyporządkowane do dat sprawy, którymi chciałybyśmy zająć się w najbliższej przyszłości. Możemy stworzyć ich kilka, osobną dla zadań związanych z domem, osobną dla pracy, czy załatwień związanych z wyjściem na miasto. Jeśli jednak zależy nam na prostocie możemy zostać przy jednej liście, która zbierze wszystkie planowane przez nas działania.

Aby wszystko przebiegało zgodnie z planem należy zadbać o odpowiednią organizację. W tym celu warto stworzyć tak zwaną skrzynkę odbiorczą, czyli miejsce gdzie będzie trafiać wszystko to, co się pojawia i wymaga od nas jakiegoś działania. Będą to na przykład bieżące rachunki, dokumenty do podpisania, numery telefonów pod które mamy zadzwonić, czy też nowa korespondencja. Oprócz tego naszą skrzynką odbiorczą stanie się poczta mailowa, Facebook, a także lista pojawiających się spraw do załatwienia. Tworząc taką skrzynkę sprawiamy, że wszystko trafia w jedno miejsce, a my nie musimy szukać co chwilę potrzebnych dokumentów, czy zapisków. Naszą efektywność zdecydowanie może wspomóc cotygodniowy przegląd naszego systemu, czyli wszystkich celów i spraw jakie chcemy załatwić. Warto się wtedy zastanowić co w ciągu minionych siedmiu dni przybliżyło nas do realizacji naszego głównego celu (na przykład takiego, który ustaliłyśmy sobie na najbliższy rok). Świetnym rozwiązaniem są także przeglądy miesięczne. To zdecydowanie pomaga skupić się na tym, co dla nas naprawdę istotne. Daje to również wyobrażenie na temat tego, czy rzeczywiście zmierzamy w planowanym kierunku, nie marnując czasu na nieistotne rzeczy. Wszystko to ma doprowadzić nas do ograniczenia swoich zadań i celów do tego co faktycznie niezbędne.

Uzupełnieniem naszego systemu efektywnej pracy może być ustalenie porannych i wieczornych rytuałów, czyli prostych zadań powtarzanych każdego dnia. Rytuałem może być sporządzenie listy zadań na kolejny dzień, sprawdzanie skrzynki mailowej o ustalonej porze, czy też zrobienie czegokolwiek co jest nam potrzebne, aby wykonać obowiązki domowe, zawodowe, rodzicielskie itp.

Poza wspomnianymi nawykami w książce znajdziecie również rozdział zatytułowany Jeden dzień z Zen To Done, gdzie autor przedstawia hipotetyczną historię opartą na zastosowaniu ZTD. W poradniku zawarte zostały również odpowiedzi na najpopularniejsze pytania zadawane przez czytelników Babauty. Są całkiem ciekawe i rzeczywiście pomagają rozwiać niektóre z wątpliwości, które mogą się nasunąć podczas lektury. Ostatnią część stanowią materiały, czyli spis narzędzi, anglojęzycznych artykułów i formularzy, które mogą być przydatne w poszerzaniu wiedzy i praktycznym jej wykorzystaniu.

Końcowa opinia o książce

Zen To Done to pozycja dużo krótsza od wspomnianego na początku poradnika Allena. Choć niestety nie obyło się bez nielubianych przeze mnie powtórzeń treści, to i tak wiedza jest tu dużo bardziej skondensowana niż w przypadku starszej „siostry”. Jeśli któraś z Was była lekko rozczarowana systemem GTD to zachęcam do zapoznania się z uproszczoną wersją Babauty. Sprawdzi się ona szczególnie u osób, które chcą podnieć swoją efektywność w każdej dziedzinie życia, nie tylko w sferze zawodowej. Jeśli natomiast książka Davida Allena jest Ci obca, a interesuje Cię temat zwiększania swojej produktywności to moim zdaniem śmiało możesz zacząć od Zen To Done. Zdecydowana zaleta tej książki to prostota. Łatwo się ją czyta i bez problemu przyswaja podaną wiedzę. Lektura jest krótka i nie zawiera długich, nużących opisów. Szczególnie ciekawy (choć krótki) jest opis dnia, w którym zastosowano omawianą metodę. Doskonale widać jak ZTD może sprawdzić się codziennym życiu.

Podsumowując polecam tę pozycję tym z Was, które chcą efektywnie wykorzystywać swoje dni, ale nie lubią skomplikowanych systemów i długich przygotowań. Metoda Leo Babauty opiera się przede wszystkim na działaniu, a nie na niekończącym się planowaniu i rozpisywaniu tego, co jest do zrobienia.

Wpis ten został stworzony dzięki uprzejmości wydawnictwa Onepress.

Czy któraś z Was czytała już książkę Zen To Done? Albo wspomnianą Getting Things Done? Która z nich przypadła Wam bardziej do gustu?